Laporan Observasi Manajemen Sarana dan Prasarana

Laporan
RUANG LINGKUP MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas dari Mata Kuliah
Manajemen Sarana dan Prasarana yang diampuh oleh Dosen:
Dr. Besse Marhawati, S.Pd., M.Pd.
Intan Abdul Razak, S.Ag., M.Pd.

Oleh Kelompok 2:
Yunita Sri Mahardhika 131416038
Devi Olivia Liputo 131416039
Ni Made Dwi Juli Erna Yani 131416040
Asmawati Dj. Piyohu 131416041
Rahardi Rumbayan 131416043







JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
2017
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan izin dan kuasa-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Makalah ini. Makalah ini memuat “Ruang Lingkup Manajemen Sarana dan Prasarana” yang penulis susun untuk melengkapi nilai mata kuliah Manajemen Sarana dan Prasarana. Dengan adanya Makalah ini kiranya dapat meningkatkan pengetahuan kita tentang hal-hal yang berkaitan dengan proses analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan, pengawasan dan pertanggungjawaban sarana dan prasarana di sekolah.
Dalam penyusunan makalah ini penulis menghadapi berbagai kesulitan dan hambatan baik dari segi penulisan, isi, maupun teknik penyusunan Makalah ini. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama berkat pertolongan dari Tuhan Yang Maha Esa, serta bantuan dari kakak senior dan teman-teman yang telah membantu dalam penyusunan Makalah ini, akhirnya Makalah ini dapat terselesaikan.
Penulis menyadari bahwa Makalah ini masih sangat jauh dari kata sempurna, sehingga kritikan dan saran yang bersifat membangun dari dosen pengajar serta dari semua pihak masih penulis harapkan guna perbaikan Makalah ini.
Gorontalo, 23 November 2017
Penulis

Kelompok 2 Manajemen Pendidikan

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR       i
DAFTAR ISI     ii
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang      1
Rumusan Masalah     2
Tujuan Penulisan      2
Manfaat Penulisan      3
BAB II PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana      4
Pengadaan Sarana dan Prasarana      4
Inventarisasi Sarana dan Prasarana      5
Pendistribusian dan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana      6
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana      7
Penghapusan Sarana dan Prasarana      7
Pengawasan dan Pertanggungjawaban
Sarana dan Prasarana      9
BAB III PENUTUP
Kesimpulan      9
Saran    10
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN



 BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam pendidikan, sarana dan prasarana sangat penting karena dibutuhkan untuk menjalankan proses pembelajaran. Sarana dan prasarana pendidikan dapat berguna untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu lembaga dalam rangka mencapai tujuan pendidikan. Sarana dan prasarana pendidikan adalah salah satu sumber daya yang menjadi tolok ukur mutu sekolah dan perlu peningkatan terus menerus seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cukup canggih.
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan sekolah atau kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri. Sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk menguasai dan memahami manajemen sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga tercipta keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah maupun warga masyarakat sekitarnya.


Dalam laporan observasi di SMP N 8 Gorontalo akan dibahas mengenai ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana yang dimulai dari analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan, pengawasan dan pertanggungjawaban.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat di rumuskan masalah antara lain, sebagai berikut:
Bagaimana proses melakukan analisis kebutuhan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Bagaimana prosedur pengadaan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Apa saja langkah-langkah melakukan inventarisasi sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Bagaimana proses pendistribusian dan pemanfaatan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Hal-hal apa saja yang dilakukan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Apa saja syarat-syarat dalam melakukan penghapusan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Bagaimana proses pengawasan dan pertanggungjawaban (pelaporan) sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo?
Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka dapat didefinisikan tujuan penulisan laporan observasi ini sebagai berikut:
Untuk mengetahui proses melakukan analisis kebutuhan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
 Untuk mengetahui prosedur pengadaan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Untuk mengetahui langkah-langkah melakukan inventarisasi sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Untuk mengetahui proses pendistribusian dan pemanfaatan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Untuk mengetahui kegiatan dilakukan dalam pemeliharaan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Untuk mengetahui syarat-syarat dalam melakukan penghapusan sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Untuk mengetahui proses pengawasan dan pertanggungjawaban (pelaporan) sarana dan prasarana di SMP N 8 Kota Gorontalo.
Manfaat Penulisan
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah meningkatkan pengetahuan kelompok dan pembaca tentang ruang lingkup manajemen  sarana dan prasarana agar dapat memahami konsep manajemen  sarana dan prasarana dan dapat menerapkan konsep sarana dan prasarana pada dunia pendidikan yang akan menunjang proses pembelajaran agar berjalan secara kondusif dan efektif bagi siswa.
BAB II
PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Analisis merupakan kegiatan menganalisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan dan perlengkapan yang dibutuhkan sekolah untuk kegiatan pembelajaran peserta didik dan kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan sekolah berlangsung. Kegiatan ini biasa dilakukan pada awal tahun pelajaran dan disempurnakan tiap triwulan atau tiap semester. Analisis kebutuhan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, guru kelas dan guru-guru bidang studi dan dibantu oleh staf sarana dan prasana, serta stakeholder lainnya yang berkepentingan dengan sekolah.
Di SMP N 8 Gorontalo analisis kebutuhan diawali dengan melakukan pendataan terhadap kebutuhan meja, kursi dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan keperluan belajar mengajar setiap menjelang tahun ajaran baru, kemudian mengidentifikasikan sarana dan prasarana yang masih dalam kondisi baik, rusak ringan dan perlu diperbaiki serta yang perlu dihapuskan karena rusak berat. Data tersebut dilaporkan kepada bendahara barang di sekolah agar dapat mengusahakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses belajar mengajar dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan.
Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain. Pengadaan sarana dan prasarana dapat berbentuk pengadaan buku, alat-alat, perabot dan bangunan di sekolah.
Langkah-langkah melakukan pengadaan sarana dan prasarana, adalah sebagai berikut:
Menampung semua usulan pengadaan dari berbagai sumber, yaitu dari guru, tenaga kependidikan, wali murid, komite sekolah dan stakeholder lainnya.
Menyesuaikan dengan analisis kebutuhan yang dibuat sebelumnya.
Menyesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana yang baru dengan anggaran yang tersedia.
Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana dalam kurun waktu minimum 1 (satu) tahun.
Di SMP N 8 Gorontalo kegiatan penggadaan sarana dan prasarana dilakukan dengan langkah: Pertama, mengidentifikasi pengadaan disesuai dengan kebutuhan sarana dan prasarana untuk setiap kelas dan jumlah siswa di sekolah, kebutuhan tersebut diusulkan oleh setiap guru mata pelajaran dan wali kelas; Kedua, pengadaan sarana dan prasarana disesuaikan dengan anggaran Dana BOS di sekolah, anggarana tersebut telah ditentukan setiap semesternya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang perlu diadakan untuk menunjang proses belajar mengajar; Ketiga, penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana dilakukan dengan rapat antara kepala sekolah, wakil kepala sekolah guru-guru dan komite sekolah, serta wali murid untuk membuat rencana kebutuhan sarana dan prasarana dalam kurun waktu 1 tahun.
Tata cara pengadaan barang di SMP N 8 Gorontalo dilakukan dengan cara melakan pemesanan barang yang dibutuhkan di toko yang sudah menjadi langganan sekolah, proses pembelian alat tulis menulis atau alat tulis kantor dilakukan oleh tim khusus yang dibentuk oleh pihak sekolah untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan yang dibutuhkan sekolah. Pengadaan barang dapat ditempuh pula melalui sumbangan berupa uang dari komite sekolah, wali murid atau stakeholder, uang tersebut yang nantinya akan digunakan untuk membeli barang-barang kebutuhan sekolah. Menyewa barang yang dibutuhkan sekolah dari pihak luar pada saat ada kegiatan atau acara yang diadakan sekolah. Membuat sendiri sarana dan prasarana di sekolah yang dilakukan oleh guru dan siswa, seperti membuat pot bunga dari botol bekas, menata taman, membuat pagar taman di depan kelas.
Inventarisasi Sarana dan Prasarana
Inventarisasi sarana dan prasarana adalah kegiatan pencatatan dan pembuatan kode barang serta pembuatan laporan pengadaan barang. Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dipunyai suatu organisasi. Yang dimaksud dengan inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak yang menjadi milik negara dibawah tanggung jawab sekolah.
Pencatatan sarana dan prasarana dilakukan pada buku penerimaan barang, yaitu buku yang mencatat semua barang  yang diterima oleh sekolah; Buku asal usul barang, yaitu buku yang mencatat asal usul barang melalui pembelian, sumbangan atau menyewa; Buku golongan inventaris, yaitu buku yang mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan oleh sekolah; Buku induk inventaris, yaitu buku yang mencatat barang inventaris milik negara dan yayasan dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya; Buku bukan inventaris, yaitu buku yang mencatat barang habis pakai, seperti spidol, kerta, tinta, dan sebagainya; dan Buku stok barang, yaitu buku yang mencatat barang habis pakai yang diterima dan barang yang digunakan, serta barang yang tersisa atau stok barang di sekolah.
Barang yang dikuasai oleh sekolah SMP N 8 Gorontalo diberi nomor kode lokasi 12.30.03.08.01.10.018.01 dan untuk nomor kode barang contohnya buku peta (atlas) 05.17.03.01.01, buku Ilmu Sosial 05.17.01.04.11 dan buku Bahasa Indonesia 05.17.01.05.02. (Gambar 1.1.).
Pendistribusian dan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang sudah di inventarisasi selanjutnya didistribusikan kepada setiap unit dan kelas yang membutuhkannya dan disesuai dengan penggunaannya. Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan beberapa hal, antara lain tujuan yang akan dicapai, kesesuaian antar media yang akan digunakan dengan materi yang akan dibahas, tersedianya sarana dan prasarana penunjang dan karakteristik siswa
Di SMP N 8 Gorontalo pada proses pendistribusian awalnya semua barang yang masuk di sekolah dan sudah di inventarisasi dilakukan pengecekan kembali oleh tim pengecekan barang yang terdiri dari 2 orang, hal ini dilakukan untuk menyesuaikan kualitas barang yang masuk dengan yang dibutuhkan oleh sekolah. Selanjutnya barang tersebut di distribusikan kepada masing-masing unit kerja dan ke setiap kelas yang membutuhkannya untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara dan menyimpan barang-barang sesuai dengan bentuk-bentuk jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah semua warga sekolah yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut.
Di SMP N 8 Gorontalo dalam hal pemeliharaan sarana dan prasarana hal yang di lakukan oleh pihak sekolah yaitu dengan melakukan pengecekan sarana dan prasarana apakah dalam kondisi baik dan siap pakai, ada yang rusak ringan sehingga perlu dilakukan perbaikan ringan, barang yang rusak berat dilakukan perbaikan kerusakan tersebut yang dilakukan dalam kurun waktu satu semester atau setiap menjelang tahun ajaran baru sebelum siswa aktif sekolah. Pencegahan kerusakan sarana dan prasarana dapat dilakukan oleh kepala sekolah dan guru-guru memberikan arahan kepada siswa-siswi agar menjaga sarana dan prasarana yang ada di lingkungan sekolah agar selalu dalam kondisi siap pakai ketika diperlukan, dan pencegahan kehilangan dilakukan dengan memberikan tugas kepada bagian keamanan dan penjaga sekolah untuk mengawasi barang-barang milik sekolah.
Penghapusan Sarana dan Prasarana
Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan. Adapun syarat-syarat penghapusan antara lain:
Barang-barang dalam keadaan rusak berat atau tidak dapat dimanfaatkan lagi.
Perbaikan suatu barang memerlukan biaya besar.
Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak sesuai lagi dengan biaya pemeliharaan.
Tidak sesuai dengan kebutuhan.
Kuno, penggunaanya tidak sesuai dengan kebutuhan saat ini.
Yang terkena larangan.
Jumlahnya berlebihan dan tidak digunakan lagi.
Hilang diselewengkan.
Terkena bencana alam.
Di SMP N 8 Gorontalo dalam proses penghapusan sarana dan prasarana diawali dengan mendata jumlah barang ayng rusak berat dan barang-barang yang perlu dihapuskan, melakukan dokumentasi terhadap barang yang akan dihapus kemudiam melaporkannya kepada Badan Keuangan Daerah (BKD). Persetujuan sepenuhnya berada di tangan BKD, apabila disetujui maka pihak sekolah akan melakukan penghapusan terhadap barang-barang tersebut. Penghapusan sarana dan dan prasarana bertujuan untuk mencegah pengeluaran yang besar untuk biaya pengamanan atau pemeliharaan, dan untuk meringankan beban menginventarisasi.
Pengawasan dan Pertanggungjawaban (Pelaporan) Sarana dan Prasarana
Pengawasan sarana dan prasarana dilakukan bersama antara pendidik, tenaga kependidikan, wali murid, komite sekolah, stakeholder lainnya beserta dengan peserta didik. Hasil dari pengawasan sarana dan prasarana harus dilaporkan dalam kurun waktu tertentu, misalnya satu semester atau satu tahun.
Pertanggungjawaban keuangan dana BOS yang digunakan untuk pengadaan barang dipertanggungjawabkan oleh bendahara BOS dengan membuat Surat Pertanggungjawaban pengadaan barang yang disesuaikan dengan nota pembelian dan kwitansi pembelian barang. Setiap unit-unit kerja bertanggung jawab pada setiap barang yang diada, selanjutnya hasil pengawasan dari setiap kepala unit tersebut melaporkan ke bendahara BOS dan bendahara barang.

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Analisis merupakan kegiatan menganalisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan dan perlengkapan yang dibutuhkan sekolah untuk kegiatan pembelajaran peserta didik dan kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan sekolah berlangsung.
Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain. Pengadaan sarana dan prasarana dapat berbentuk pengadaan buku, alat-alat, perabot dan bangunan di sekolah.
Inventarisasi sarana dan prasarana adalah kegiatan pencatatan dan pembuatan kode barang serta pembuatan laporan pengadaan barang. Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur.
Sarana dan prasarana yang sudah di inventarisasi selanjutnya didistribusikan kepada setiap unit dan kelas yang membutuhkannya dan disesuai dengan penggunaannya. Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien.
Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara dan menyimpan barang-barang sesuai dengan bentuk-bentuk jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah semua warga sekolah yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut.
Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan. Hal ini dilakukan apabila barang dalam keadaan rusak berat dan sudah tidak dapat digunakan lagi.
Pengawasan sarana dan prasarana dilakukan bersama antara pendidik, tenaga kependidikan, wali murid, komite sekolah, stakeholder lainnya beserta dengan peserta didik. Hasil dari pengawasan sarana dan prasarana harus dilaporkan dalam kurun waktu tertentu, misalnya satu semester atau satu tahun.
Saran
Dengan membaca laporan observasi ini dan mengetahui ruang lingkup dan proses pelaksanaan kegiatan analisi kebutuhan sampai pelaporan sarana dan prasarana di SMP N 8 Gorontalo, diharapkan mahasiswa (calon guru/tenaga pendidik) dapat memahami dan mengaplikasikannya dalam dunia pendidikan dimana tempatnya nanti mengabdikan diri agar dapat menjalankan fungsi-fungsi manajemen dengan baik sesuai dengan ruang lingkup sarana dan prasarana serta kebutuhan di sekolah tersebut.

DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2003. Manajemen Perlengkapan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara.
Pidarta, Made. 1988. Manajemen Pendidikan Indonesia. Jakarta: PT. Bina Aksara
Pribadi, I. 2013. Tujuh Komponen Manajemen Pendidikan. Diakses dari http://pribadimam.blogspot.co.id/2013/04/manajemen-sarana-prasarana.html?m=1 pada hari Kamis, 23 November 2017.

LAMPIRAN


(Gambar 1.1. Buku Inventaris)